Gmina
Lutomiersk

Stanowisko ds. obsługi kancelaryjno-technicznej w Referacie Organizacyjno-Samorządowym

OBSŁUGA TECHNICZNO-KANCELARYJNA

 

1. wykonywanie czynności administracyjno-biurowych związanych z funkcjonowaniem Sekretariatu, w tym z wykorzystaniem systemu do elektronicznego obiegu dokumentów;
2. prowadzenie rejestru skarg, wniosków i petycji wpływających do urzędu;
3. prowadzenie pocztowej książki nadawczej, przyjmowanie i wysyłanie korespondencji pocztowej, ePuap, e-doręczenia, przekazywanie jej zgodnie z dekretacją, obsługa połączeń telefonicznych i poczty elektronicznej;
4. prowadzenie rejestru wniosków o udostępnianie informacji publicznej wpływającej do urzędu;
5. prenumerata czasopism;
6. organizowanie przyjmowania interesantów w sprawach skarg i wniosków przez Burmistrza, umawianie spotkań, kierowanie interesantów do właściwych Referatów;
7. prowadzenie ewidencji i zbioru zawiadomień/informacji wpływających z banków dotyczących rozwiązania lub wygaśnięcia umowy rachunku bankowego osoby zmarłej, dla której gmina Lutomiersk była ostatnim miejscem zamieszkania,
8. podejmowanie czynności sprawdzających pod kątem ewentualnego nabycia spadku przez gminę i współpraca z radcą prawnym, Urzędem Stanu Cywilnego, Referatem Podatków i Opłat, Referatem Gospodarki Komunalnej i Lokalowej, Referatem Ochrony Środowiska, Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego, Referatem Rolnictwa i Gospodarki Ziemią w tym zakresie;
9. informowanie Burmistrza o sprawach w stosunku do których istnieje prawdopodobieństwo nabycia spadku przez gminę;
10. obsługa polecenia wyjazdów służbowych oraz ewidencji wykorzystania samochodu służbowego;
11. wykonywanie innych zadań związanych z funkcjonowaniem urzędu/gminy, zleconych przez przełożonych.

 

OBSŁUGA ADMINISTRACYJNO-GOSPODARCZA

 

1. zamawianie pieczątek i prowadzenie ewidencji pieczęci, nadzór nad ich przechowywaniem oraz aktualizacja informacji wizualnej Urzędu m.in. na tablicach urzędowych;
2. prowadzenie listy obecności;
3. zaopatrzenie urzędu w niezbędne materiały biurowe i druki;
4. zaopatrzenie urzędu w środki czystości i artykuły spożywcze;
5. prowadzenie spraw dotyczących zbiórek publicznych oraz zgromadzeń;
6. analiza kosztów funkcjonowania urzędu oraz dbanie o terminowe uiszczanie opłat z tym związanych, a w szczególności w zakresie:

• przesyłek pocztowych,
• opłat telekomunikacyjnych,
• zakupu materiałów biurowych, druków, artykułów spożywczych i środków czystości;

1. współpraca przy organizowaniu imprez kulturalnych w gminie;
2. udział w imprezach promujących gminę;
3. potwierdzanie zgodności kopii z oryginałem dokumentów, w zakresie prowadzonych spraw;
4. aktualizacja Biuletynu Informacji Publicznej w zakresie prowadzonych spraw;
5. wydawanie zaświadczeń w zakresie prowadzonych spraw;
6. realizacja zadań gminy wynikających z ustawy o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3, w szczególności:

•  prowadzenie rejestru żłobków i klubów dziecięcych,
•  przyjmowanie i analiza wniosków o wpis, zmianę danych oraz wykreślenie z rejestru,
•  przygotowywanie projektów decyzji administracyjnych i zawiadomień w zakresie rejestru,
•  aktualizacja danych w systemach informatycznych oraz prowadzenie dokumentacji spraw,
•  współpraca z podmiotami prowadzącymi żłobki i kluby dziecięce oraz innymi komórkami organizacyjnymi urzędu.

Praca wykonywana będzie w siedzibie Urzędu Miasta i Gminy Lutomiersk, Pl. Jana Pawła II nr 11, 95-083 Lutomiersk, w pokoju usytuowanym na piętrze budynku

Wymagania niezbędne:

1. obywatelstwo polskie, z zastrz. art 11 ust 2 i 3 ustawy o pracownikach samorządowych;
2. pełna zdolność do czynności prawnych oraz korzystanie z pełni praw publicznych;
3. brak skazania prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe;
4. znajomość zagadnień z zakresu następujących przepisów prawa: ustawa o samorządzie gminnym, o pracownikach samorządowych, o dostępie do informacji publicznej, Kodeks postępowania administracyjnego, ustawy o opłacie skarbowej, instrukcji kancelaryjnej oraz przepisów o ochronie danych osobowych;
5. nieposzlakowana opinia i wysoka kultura osobista;
6. stan zdrowia pozwalający na zatrudnienie na stanowisku urzędniczym;
7. wykształcenie co najmniej średnie.

 

 Wymagania dodatkowe:            

1. umiejętność praktycznego stosowania przepisów prawa;
2. doświadczenie zawodowe w jednostkach samorządu terytorialnego lub w pracy na stanowisku o podobnym zakresie obowiązków.
3. biegła znajomość obsługi komputera oraz pakietu oprogramowania biurowego m.in. edytora tekstów i arkusza kalkulacyjnego;
4. odpowiedzialność, dyspozycyjność, rzetelność, sumienność, dokładność, terminowość;
5. znajomość systemów elektronicznego obiegu dokumentów;
6. umiejętność sprawnego poruszania się w internecie;
7. umiejętność planowania i organizacji pracy na zajmowanym stanowisku;
8. wysoka kultura osobista w kontaktach interpersonalnych i łatwość w nawiązywaniu kontaktów;
9. umiejętność kształtowania dobrych relacji interpersonalnych;
10. odporność na stres.

1. CV wraz z listem motywacyjnym - podpisane własnoręcznie w sposób czytelny.
2. Kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie wraz z klauzulą obowiązku informacyjnego (dostępny na stronie Urzędu) - podpisany własnoręcznie w sposób czytelny.
3. Kserokopie dokumentów potwierdzających posiadane wykształcenie.
4. Kandydat, który zamierza skorzystać z uprawnienia, o których mowa w art. 13a ust. 2 ustawy o pracownikach samorządowych jest zobowiązany do złożenia wraz z dokumentami kopii dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność.
5. Spis wszystkich dokumentów składanych w ofercie przez kandydata - podpisany własnoręcznie w sposób czytelny.

W przypadku przedstawienia przez kandydata dokumentów w języku obcym, należy dołączyć ich tłumaczenie na język polski dokonane bezpośrednio przez kandydata, biuro tłumaczeń lub tłumacza przysięgłego.

Dokumenty w zamkniętej kopercie z podanym imieniem, nazwiskiem kandydata oraz z dopiskiem:

Nabór na wolne stanowisko urzędnicze ds. obsługi kancelaryjno-technicznej należy składać osobiście w godzinach pracy Urzędu w sekretariacie lub przesyłać listem poleconym na adres: Urząd Miasta i Gminy Lutomiersk, Pl. Jana Pawła II nr 11, 95-083 Lutomiersk w terminie do dnia 13 kwietnia 2026r. do godz. 14.00. O dochowaniu terminu decyduje data faktycznego wpływu dokumentów do Urzędu.

Aplikacje, które wpłyną do Urzędu po upływie wyżej określonego terminu lub niespełniające wymagań określonych w ogłoszeniu nie będą rozpatrywane.