Gmina
Konstantynów Łódzki

Do zadań referatu organizacyjnego należy w szczególności:

• opracowywanie projektów zmian regulaminu organizacyjnego;
• wykonywanie zadań z zakresu kontroli zarządczej, a w szczególności:
  • dokonywanie wstępnego przeglądu funkcjonowania kontroli zarządczej,
  • monitorowanie zarządzania ryzykiem,
  • przygotowywanie oświadczenia o stanie kontroli zarządczej,
  • gromadzenie i analiza informacji świadczących o stanie kontroli zarządczej  w tym wyników audytów, kontroli zewnętrznych, skarg, wniosków i petycji  – w zakresie, w jakim zawierają informację o funkcjonowaniu kontroli zarządczej,
  • przeprowadzanie samooceny kontroli zarządczej;
• prowadzenie zbioru i centralnego rejestru zarządzeń burmistrza oraz publikowanie zarządzeń w BIP;
• prowadzenie obsługi organizacyjno-kancelaryjnej burmistrza, zastępcy burmistrza i sekretarza, w tym przyjmowanie interesantów zgłaszających skargi, wnioski i petycje oraz organizowanie ich kontaktów z burmistrzem, zastępcą lub sekretarzem, bądź kierowanie ich do właściwych komórek organizacyjnych;
• prowadzenie kancelarii ogólnej urzędu w tym:
  • przyjmowanie i rejestrowanie korespondencji wpływającej w systemie obiegu dokumentów UM-DOK,
  • przyjmowanie korespondencji od komórek organizacyjnych, rejestrowanie w książkach nadawczych i wysyłanie,
  • odbieranie i rejestrowanie korespondencji elektronicznej,
  • obsługa jednostek organizacyjnych gminy w zakresie wymiany korespondencji,
  • prenumerata czasopism,
  • zamawianie i rejestrowanie pieczątek oraz pieczęci urzędowych,
  • udzielanie informacji o zakresie działania komórek organizacyjnych Urzędu,
  • udzielanie informacji o sposobie załatwiania spraw w urzędzie,
  • pomoc w zakresie załatwiania spraw przez osoby niepełnosprawne,
  • potwierdzanie zgodności odpisu dokumentu z oryginałem,
  • wydawanie druków wniosków i formularzy, pomoc w ich wypełnianiu,
  • przyjmowanie pism sądowych i wywieszanie na tablicy ogłoszeń, obwieszczeń i pism sądowych z zakresu prawa cywilnego, karnego i rodzinnego;
• prowadzenie zbioru i centralnego rejestru skarg, wniosków i petycji;
• terminowe przekazywanie skarg, wniosków, petycji oraz informacji publicznych do opracowania według właściwości;
• prowadzenie centralnego zbioru protokołów kontroli zewnętrznych i audytów zewnętrznych;
• prowadzenie centralnego rejestru wystąpień oraz zbioru spraw dotyczących podejmowania działalności przez podmioty wykonujące zawodową działalność lobbingową;
• prowadzenie zbioru i centralnego rejestru wniosków o udostępnienie informacji publicznej, kontrolowanie terminów udzielania odpowiedzi na informację publiczną oraz publikowanie dokumentacji w BIP po zakończonej procedurze udzielenia informacji publicznej;
• prowadzenie zbioru biblioteki urzędu;
• aktualizowanie i przekazywanie poszczególnym komórkom organizacyjnym urzędu informacji o podjętych przez burmistrza zarządzeniach, dbanie o zachowanie właściwego porządku prawnego;
• wykonywanie zadań inspektora ds. naruszeń;
• prowadzenie spraw związanych z administrowaniem i utrzymaniem budynku urzędu jego  bieżącą konserwacją, remontami i zaopatrzeniem w media, w tym między innymi:
  • zapewnienie przewidzianych przepisami prawa przeglądów budynku, wynikających z prowadzenia książki obiektu budowlanego i innych,
  • prowadzenie remontów, bieżących napraw, konserwacji budynku i znajdujących się w nim urządzeń, zlecanie ich wyspecjalizowanym jednostkom lub usługodawcom z uwzględnieniem przepisów o zamówieniach publicznych,
  • zapewnienie ciągłości usług i prawidłowego działania sieci elektroenergetycznych, ciepłowniczych, wod-kan i łączności telefonicznej,
  • zapewnienie czystości i porządku w pomieszczeniach urzędu, w tym nadzorowanie pracy sprzątaczek,
  • zaopatrzenie w materiały biurowe, meble i środki do utrzymania czystości oraz zlecanie napraw mebli i wyposażenia biurowego,
  • zapewnienie ochrony-monitorowania siedziby urzędu po godzinach pracy;
  • współpraca z koordynatorem dostępności w zakresie dostępności architektonicznej;
• planowanie i realizowanie w tym prowadzenie rejestru wydatków związanych z utrzymaniem urzędu i obsługą informatyczną oraz dbanie o terminowe uiszczanie opłat;
• prowadzenie obsługi pracowników urzędu oraz jednostek organizacyjnych gminy w zakresie infrastruktury telekomunikacyjnej, w tym zawieranie umów na usługi telefonii stacjonarnej i komórkowej;
• zapewnienie warunków do prowadzenia działalności socjalnej urzędu oraz prowadzenie spraw związanych z komisją socjalną ZFŚS;
• obsługa samochodu służbowego urzędu, w tym nadzorowanie pracy kierowcy-konserwatora;
• wydawanie kart drogowych na pojazdy służbowe;
• prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem gminy;
• techniczno-organizacyjne prowadzenie spraw związanych z procedurą budżetu obywatelskiego;
• wykonywanie innych zadań z zakresu działania referatu określonych w ustawach i przepisach szczególnych;
• do zadań wyodrębnionego w referacie organizacyjnym zespołu ds. informatycznych  należy w szczególności:
  • planowanie i potwierdzanie wydatków związanych z obsługą informatyczną,
  • zapewnienie sprawnego funkcjonowania w urzędzie systemu informatycznego pod względem sprzętowym i programowym poprzez:
    • stały nadzór nad funkcjonowaniem zainstalowanego sprzętu komputerowego, oprogramowania i utrzymaniem wewnętrznej sieci komputerowej,
    • planowanie koniecznych zakupów sprzętu komputerowego, licencji oprogramowania i materiałów eksploatacyjnych,
    • bieżąca konserwacja i naprawa sprzętu komputerowego,
    • instalacja oprogramowania i jego aktualizacja,
    • zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa systemów informatycznych (cyberbezpieczeństwa) urzędu,
    • wdrażanie nowych technik komputerowych oraz pomoc poszczególnym pracownikom urzędu w prawidłowej eksploatacji sprzętu;
  • wykonywanie zadań administratora systemu informatycznego (ASI), a w szczególności:
    • zarządzanie systemem informatycznym,
    • konfiguracja systemu,
    • archiwizacja oprogramowania i danych,
  • przestrzeganie zasad bezpieczeństwa informacji określonych w polityce bezpieczeństwa systemu informatycznego,
  • zabezpieczanie systemu i aplikacji;
  • bieżące doszkalanie pracowników urzędu w zakresie obsługi oprogramowania komputerowego;
  • doradztwo informatyczne dla gminnych jednostek organizacyjnych, nie posiadających własnych służb  informatycznych;
  • aktualizowanie ewidencji sprzętu komputerowego i oprogramowania;
  • wykonywanie zadań administratora strony BIP;
  • współpraca z koordynatorem dostępności w zakresie dostępności cyfrowej;
  • serwis techniczny centrali telefonicznej.