Gmina
Wieniawa

PROCEDURA PRZYJMOWANIA I OBSŁUGI ZGŁOSZEŃ ZEWNĘTRZNYCH NARUSZEŃ PRAWA

Przepisy ogólne.

1. Ilekroć mowa o:

  1) Radzie – należy przez to rozumieć Radę Gminy Wieniawa

  2) Urzędzie – należy przez to rozumieć Urząd Gminy Wieniawa

2. Rada ustala procedurę przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych odnoszących się do informacji uzyskanych przez sygnalistę i zgłoszonych Radzie.

3. Informacja o naruszeniu prawa może dotyczyć działania lub zaniechania niezgodnego z prawem lub mającego na celu obejście prawa, dotyczącego:

1) korupcji;

2) zamówień publicznych;

3) usług, produktów i rynków finansowych;

4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;

6) bezpieczeństwa transportu;

7) ochrony środowiska;

8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,

9) bezpieczeństwa żywności i pasz;

10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;

11) zdrowia publicznego;

12) ochrony konsumentów;

13) ochrony prywatności i danych osobowych;

14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;

15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczpospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;

16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;

17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występującego w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązanego z dziedzinami wskazanymi w pkt 1 – 16.

4. Zgłoszenia zewnętrznego może dokonać każda osoba fizyczna, która uzyskała informację o naruszeniu prawa w kontekście związanym ze swoją pracą w podmiocie prawnym i która działa w uzasadnionym przekonaniu, że informacja ta jest prawdziwa w momencie zgłoszenia. Zgłoszenie może dotyczyć informacji uzasadnionych podejrzeniem dotyczącym zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym.

5. W sprawach dotyczących zgłoszeń zewnętrznych przekazywanych Radzie, a nieuregulowanych w niniejszej procedurze stosuje się przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów. 

Dokonywanie zgłoszeń.

1. Zgłoszenia zewnętrznego można dokonać Radzie:

 1) w formie pisemnej za pośrednictwem poczty tradycyjnej w dwóch kopertach, z których koperta zewnętrzna powinna być zaadresowana do Rady Gminy Wieniawa, ul. Kochanowskiego 88, 26-432 Wieniawa, a na kopercie wewnętrznej powinna być adnotacja Zgłoszenie zewnętrzne, Zgłoszenie sygnalisty albo inna o podobnej jednoznacznej treści. Zgłoszenia zewnętrznego w formie pisemnej można dokonać także w zamkniętej kopercie za pośrednictwem upoważnionego pracownika Biura Rady.

 2) w formie dokumentowej na adres poczty elektronicznej: sygnalista.rg@gminawieniawa.pl, Skrzynka e-mail jest obsługiwana tylko przez upoważnionego pracownika Biura Rady.

 3) ustnie podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w siedzibie organu umówionego na zasadach określonych w art. 26 ust. 6 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.

2. Zgłoszenie nie może być anonimowe. Zgłoszenia anonimowe nie będą rozpatrywane i podlegać będą niezwłocznemu niszczeniu.

Zawartość zgłoszenia.

1. Zgłoszenie powinno zawierać:

1) dane zgłaszającego: imię i nazwisko

2) wskazanie osoby / podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie naruszenia;

3) opis przedmiotu naruszenia ze wskazaniem rodzaju nieprawidłowości oraz ich daty lub daty powzięcia o nich informacji;

4) wskazanie dowodów i informacji, jakimi dysponuje zgłaszający na potwierdzenie możliwości wystąpienia naruszeń;

5) dane kontaktowe umożliwiające kontakt z sygnalistą (adres do kontaktu, telefon, adres poczty elektronicznej);

6) podpis pod zgłoszeniem.

2. Wzór zgłoszenia stanowi załącznik nr 1 do niniejszej procedury.

Ochrona sygnalisty

1. Sygnalista dokonujący zgłoszenia zewnętrznego w dobrej wierze podlega ochronie wynikającej z ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów od chwili dokonania zgłoszenia. Zgłoszenia zewnętrzne są rozpatrywane z uwzględnieniem zasad poufności i ochrony przed działaniami odwetowymi.

2. Dane sygnalisty powinny zostać poufne i nie mogą być ujawniane w toku postępowania stronom i uczestnikom postępowania, ani innym postronnym osobom. Dostęp do jego danych mogą mieć tylko bezstronne osoby pisemnie upoważnione do przetwarzania danych sygnalistów zobowiązane do zachowania poufności.

3. Sygnalista może wyrazić zgodę na ujawnienie jego tożsamości w związku z dokonanym zgłoszeniem zewnętrznym.

4. Na żądanie sygnalisty wydane zostanie w terminie miesiąca od otrzymania tego żądania zaświadczenie potwierdzające, że sygnalista podlega ochronie przed działaniami odwetowymi określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.

Sposób postępowania z otrzymanymi zgłoszeniami. 

1. Rada potwierdza sygnaliście niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, potwierdzenie jego przyjęcia pod warunkiem, że zgłaszający podał adres do kontaktu. Rada może jednak nie dokonać takiego potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia jeśli sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie albo istnieją uzasadnione podstawy by sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty.

2. Rada po przyjęciu zgłoszenia zewnętrznego:

 1) wstępnie weryfikuje zgłoszenie zewnętrzne dokonując oceny, czy zostało złożone przez sygnalistę, i czy przedmiotem zgłoszenia jest naruszenie, o którym mowa w § 1 ust. 3 oraz pod kątem tego, czy dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Rady;

 2) rozpatruje zgłoszenie zewnętrzne w przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu albo przekazuje zgłoszenie zewnętrzne do innego organu publicznego właściwego w zakresie naruszenia prawa zawartego w zgłoszeniu zewnętrznym.

3. Rada może zwrócić się do zgłaszającego, na podany przez niego adres do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu, w celu uzupełnienia zgłoszenia. Jeżeli sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości, organ odstępuje od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.

4. Jeżeli zostanie ustalone, że zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, Rada odstępuje od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, informując sygnalistę o odstąpieniu, podając ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia.

5. Rada przekazuje zgłaszającemu informację zwrotną w terminie nie przekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, a w szczególnie uzasadnionych przypadkach – w terminie 6 miesięcy od tego dnia.

6. Rada może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu zewnętrznym dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym. Rada informuje sygnalistę o niepodjęciu działań następczych, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia - pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty.

7. Wójt Gminy na wniosek Przewodniczacego Rady Gminy upoważni spośród pracowników Urzedu osobę do:

1) przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych, dokonywania ich wstępnej weryfikacji, podejmowania działań następczych oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych;

2) kontaktu z sygnalistą w celu przekazywania informacji zwrotnych – i w razie potrzeby zwracania się o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje w zakresie przekazanych informacji, jakie mogą być w jego posiadaniu;

3) przekazywania zainteresowanym osobom informacji na temat procedury zgłoszeń zewnętrznych.

8. W uzasadnionych przypadkach w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego Rada może zwrócić się o informacje do jednostki organizacyjnej Gminy Wieniawa lub innej jednostki organizacyjnej, której powierzono realizację zadania w drodze porozumienia.

9. W przypadku, gdy zgłoszenie nieprawidłowości dotyczy osoby upoważnionej, o której mowa w ust. 6, lub osoby jej najbliższej w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997r. Kodeks karny (Dz. U. z 2024 r. poz. 17 z późn. zm.) osoba ta jest wyłączana z prac dotyczących tego zgłoszenia.

Postanowienia końcowe.

1. Wszelkie czynności związane z przyjmowaniem i obsługą zgłoszeń zewnętrznych prowadzone są zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych. Dane osobowe oraz pozostałe informacje zawarte w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

2. Rada prowadzi rejestr zgłoszeń zewnętrznych. Wzór rejestru stanowi załącznik nr 2 do niniejszej procedury.

3. Każde zgłoszenie zewnętrzne można również kierować do Rzecznika Praw Obywatelskich. Zgłoszenia są wstępnie weryfikowane i rozpatrywane bezpośrednio przez Rzecznika albo przekazywane organom publicznym właściwym do podjęcia działań następczych.