Gmina
Buczkowice

• przygotowanie Projektu od strony formalno-prawnej, technicznej i organizacyjnej, w tym przygotowanie i przeprowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych dla jego realizacji,
• nadzór nad wdrażaniem wszystkich zadań inwestycyjnych w zakresie ich realizacji technicznej oraz finansowej,
• współpracę z wykonawcami wszystkich zadań inwestycyjnych, które będą realizowane w ramach Projektu, identyfikacja zagrożeń i reagowanie na nie,
• współpracę ze wszystkimi jednostkami zaangażowanymi we wdrażanie projektów Funduszu Spójności, w tym NFOŚiGW, Ministerstwem Środowiska, Ministerstwem Rozwoju Regionalnego, Ministerstwem Finansów, a także Komisją Europejską,
• realizację zadań promocyjnych, informacyjnych oraz edukacyjnych w ramach Projektu zgodnie ze wszystkimi obowiązującymi zasadami Funduszu Spójności,
• edukację lokalnej społeczności, ze szczególnym uwzględnieniem dzieci
  i młodzieży,
• zapewnienie finansowania Projektu uwzględniając różne jego źródła, dokonywanie płatności.

Pełnomocnik do spraw Realizacji Projektu, będzie osobą odpowiedzialną za realizację przedsięwzięcia w imieniu Beneficjenta. On też  będzie całościowo nadzorował  wdrażanie Projektu. Poniżej, w układzie tabelarycznym, przedstawiono proponowaną strukturę organizacyjną Jednostki Realizującej Projekt wraz z zakresem czynności służbowych poszczególnych osób. Zakłada się, że w początkowym okresie poszczególne działy prowadzone będą jednoosobowo. Wsparcie i wzrost zatrudnienia nastąpi w przypadku wystąpienia takiej konieczności w trakcie realizacji Projektu.

MAO jest odpowiedzialny za prawidłową realizację projektu, a w szczególności za odpowiednie zarządzanie administracyjne, finansowe i techniczne projektem oraz monitorowanie jego realizacji zgodnie z przepisami prawa krajowego i wspólnotowego, a  w szczególności z zasadami określonymi w decyzji, Umowie o dofinansowanie oraz z wytycznymi Ministerstwa Rozwoju Regionalnego. 

Za zobowiązania MAO zaciągnięte w związku z realizacją projektu odpowiada beneficjent. 

• Do zawarcia Umowy o dofinansowanie lub aneksów do Umowy o dofinansowanie konieczny jest podpis osób reprezentujących beneficjenta.
• MAO zatwierdza i podpisuje dokumenty potwierdzające prawidłowe wykonanie zakresu robót na podstawie dokonanego odbioru technicznego robót przez inspektora nadzoru, części lub całości projektu: protokoły częściowego odbioru wykonanych robót, oraz protokoły końcowego odbioru i przekazania do eksploatacji, dokumenty potwierdzające osiągnięcie zakładanych efektów ekologicznych, raport końcowy itp.

Przetargi

• MAO jest odpowiedzialny za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych a przede wszystkim za przygotowanie i publikację ogłoszenia, przygotowanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ), w tym kryteriów oceny ofert.
• MAO jest odpowiedzialny za poprawność i kompletność umów z wykonawcą, które opatruje swoją parafą.
• MAO jest odpowiedzialny za wymagane przepisami warunki przechowywania i udostępniania dokumentacji związanej z realizacją projektu zgodnie z zasadami określonymi w umowie o dofinansowanie.

Finanse

• MAO jest odpowiedzialny za założenie przez beneficjenta rachunku bankowego projektu.
• MAO podpisuje wniosek beneficjenta o przekazanie środków (wniosek o zaliczkę lub wniosek o płatność pośrednią lub końcową) wraz z niezbędnymi dokumentami, warunkującymi przekazanie środków.
• MAO odpowiada za prawidłowe i rozliczenie całego projektu w tym rozliczenia dotacji z PO IiŚ, pożyczki z WFOŚiGW oraz środków własnych gminy.

Monitoring

• MAO monitoruje rzeczowy i finansowy postęp w realizacji projektu
• MAO, co najmniej raz na trzy miesiące zatwierdza, podpisuje i przekazuje do IW wniosek o płatność, z rozbudowaną częścią sprawozdawczą, zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym dołączonym do zatwierdzonej umowy o dofinansowaniu, biorąc pod uwagę datę podpisania umowy. Brak poniesionych wydatków związanych z projektem nie zwalnia beneficjenta z wypełnienia wniosku, w szczególności części dotyczącej postępu rzeczowego. Beneficjent jest zobowiązany także do przekazywania raportów z osiągniętych efektów w okresie 5-u lat po zakończeniu realizacji projektu.

Kontrola

• MAO powinien być powiadomiony w formie pisemnej o podstawowym zakresie, trybie i dacie prowadzenia planowanej kontroli realizacji umowy o dofinansowanie zawartej z IW. W szczególnych przypadkach kontrola doraźna realizacji umowy może być podjęta bez wcześniejszego powiadamiania MAO o terminie jej przeprowadzenia.
• Pracownik kontrolujący przed przystąpieniem do czynności kontrolnych, informuje MAO o swych uprawnieniach do przeprowadzenia kontroli, a następnie zwraca się:
  • o skierowanie do współpracy z kontrolującym kompetentnych osób (w tym np. inspektora nadzoru inwestorskiego) odpowiedzialnych za realizację zadania w celu udzielania informacji i tym samym sprawnego przeprowadzenia kontroli,
  • o udostępnienie do wglądu akt i dokumentów, budżetów, umów wykonawczych, projektów budowlanych i wykonawczych, dokumentacji i ewidencji urządzeń, dokumentów dotyczących zakresu rzeczowego i finansowego, analiz z zakresu projektu objętego umową z IW, a także o sporządzenie odpowiednich wyciągów, kserokopii, odpisów itp.
• MAO może zgłosić zastrzeżenia do informacji pokontrolnej w szczególności zastrzeżeń do konkretnych faktów ujętych w protokole kontroli w przypadku uznania ich za niezgodne ze stanem faktycznym.
• MAO upoważnia osoby do składania wyjaśnień lub udzielania informacji oraz podpisywania protokołu z kontroli.
• Protokół kontroli podpisują:
  • ze strony beneficjenta - MAO lub osoba przez niego upoważniona;
  • kontrolujący.
• Każda strona protokołu powinna być parafowana przez kontrolującego i upoważnioną osobę podpisującą protokół ze strony MAO.
• MAO otrzymuje jeden egzemplarz protokołu.

Kierownik Jednostki Realizującej Projekt jest odpowiedzialny za skuteczne i terminowe wdrażanie Projektu, w tym:

• Nadzorowanie i koordynacja prac wykonywanych przez Jednostkę Realizującą Projekt;
• Zapewnienie prowadzenia pełnej obsługi administracyjnej, technicznej i finansowo-księgowej Projektu, zgodnie z wymogami prawa polskiego i procedurami FS w zakresie dotacji oraz WFOŚiGW w Katowicach w zakresie pożyczki.
• Opracowanie procedur wewnętrznych obowiązujących w JRP;
• Zatwierdzanie dokumentów związanych z realizacją Projektu sporządzanych przez Wykonawców i przekazywanie ich do akceptacji MAO;
• Weryfikacja i zatwierdzanie wniosków o płatność w wysokości wynikającej z Planu Płatności do WFOŚiGW i przekazywanie ich do akceptacji MAO;
• Współpraca przy sporządzaniu i aktualizowaniu harmonogramu rzeczowo-finansowego oraz planu płatności Projektu, jego zatwierdzanie z uwzględnieniem wszystkich źródeł finansowania, w tym środków z Funduszu Spójności, dla potrzeb Jednostki Realizującej Projekt oraz WFOŚiGW, a także innych dokumentów związanych z monitoringiem postępu rzeczowego i finansowego Projektu dla potrzeb instytucji związanych z wdrażaniem Projektów FS i przekazywanie ich do akceptacji MAO;
• Weryfikacja i zatwierdzanie raportów i sprawozdań zgodnie z wymogami dotyczącymi Projektów FS i przekazywanie ich do akceptacji MAO;
• Współdziałanie z WFOŚiGW i innymi instytucjami związanymi z wdrażaniem Projektów FS, wprzygotowaniu przetargów, monitorowaniu realizacji Projektu, itp.;
• Zapewnienie właściwego prowadzenia dokumentacji związanej z realizacją Projektu, jej poufności oraz przechowywania zgodnie z wymogami dotyczącymi projektów FS;
• Niezwłoczne informowanie MAO o istniejących lub przewidywanych zagrożeniach i nieprawidłowościach mających wpływ na właściwe wykonanie Projektu oraz wnioskowanie stosownych rozwiązań w tym zakresie;
• Uczestnictwo w komisjach przetargowych;
• Weryfikowanie wydatków w zakresie kwalifikowania kosztów.
• Weryfikacja i opisywanie faktur pod względem ich zgodności z zakresem rzeczowym i finansowym określonym w umowie dotacji i pożyczki.
• Inicjowanie działań i nadzorowanie prac związanych z formułowaniem projektów dokumentów zapewniających prawidłowe zarządzanie oraz monitorowanie Projektu pod względem finansowym i technicznym;

Inicjowanie i prowadzenie działań na rzecz właściwej popularyzacji i przepływu informacji dotyczących finansowania Projektu ze środków Unii Europejskiej, zgodnie z wymogami dotyczącymi projektów FS.

Kierownik JRP będzie realizował swoje obowiązki zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Rozwoju Regionalnego, w tym z:

• Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ,
• Wytycznymi w zakresie kontroli realizacji PO IiŚ
• Wytycznymi w zakresie sprawozdawczości PO IiŚ

Odpowiada za obsługę techniczną Projektu zgodnie z wymogami procedur FS i prawodawstwa polskiego.

Zakres jego działania obejmuje:

• Prowadzenie monitoringu technicznego procesu wdrażania Projektu;
• Sprawowanie nadzoru nad Wykonawcami kontraktów w ramach Projektu w zakresie wynikającym z podpisanych umów;
• Przeprowadzanie kontroli na terenie budowy;
• Bezpośrednia współpraca z inspektorem nadzoru:
• systematyczne monitorowanie i dokumentowanie postępów w realizacji Projektu
• Prowadzenie narad technicznych, problemowych i innych spotkań, które będą prowadzone w razie potrzeby, ale nie rzadziej niż dwa razy w miesiącu oraz sporządzanie protokołów z posiedzeń
• Udział w odbiorach częściowych i końcowym w tym odbiorach przyłączy
• Rozwiązywanie problemów i sporów z mieszkańcami powstałymi w trakcie realizacji robót
• Udział w kontrolach zewnętrznych projektu,
• Współpracę przy sporządzaniu harmonogramu realizacji i harmonogramu rzeczowo-finansowego Projektu;
• Współpracę z Wykonawcami kontraktów w zakresie realizacji Projektu oraz weryfikację sporządzanych przez nich raportów w zakresie jego rzeczowej realizacji;
• Weryfikację i opisywanie faktur pod względem merytorycznym i sprawdzanie zgodności ich zakresu rzeczowego z podpisanymi umowami oraz harmonogramem realizacji Projektu;
• Pomoc przy sporządzaniu materiałów przetargowych dla wszystkich koniecznych przetargów;
• Właściwe prowadzenie dokumentacji, jej poufności oraz przechowywanie zgodnie z wymogami dotyczącymi projektów FS.
• uczestnictwo w komisjach przetargowych;
• Współpracę przy sporządzaniu i aktualizowaniu harmonogramu rzeczowo-finansowego oraz planu płatności Projektu;
• Współpracę przy opracowywaniu wniosków o przekazanie środków wraz z załącznikami zgodnie z obowiązującymi instrukcjami;
• Udział w weryfikowaniu wydatków w zakresie kwalifikowania kosztów.

Pracownik na stanowisku ds. technicznych będzie realizował swoje obowiązki zgodnie  z wytycznymi Ministerstwa Rozwoju Regionalnego, w tym z:

• Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ,
• Wytycznymi w zakresie kontroli realizacji PO IiŚ
• Wytycznymi w zakresie sprawozdawczości PO IiŚ

Specjalista ds. procedur przetargowych odpowiada za:

• Sporządzanie materiałów przetargowych dla wszystkich koniecznych przetargów;
• przygotowanie SIWZ dla wszystkich kontraktów;
• współpraca z WFOŚiGW w zakresie przygotowywania
  i uzgadniania dokumentów przetargowych;
• współpraca z WFOŚiGW w zakresie przygotowania przetargu i realizacji kontraktu;
• sprawdzanie poprawności formalnej i kompletności kontraktów.
• sporządzanie planów i harmonogramów Projektu;
• uczestnictwo w komisjach przetargowych, obsługa biurowa komisji przetargowych,
• Weryfikację faktur pod względem stosowania Ustawy o Zamówieniach publicznych
• zapewnienie prawidłowej obsługi kontroli zewnętrznej
• Współpracę przy sporządzaniu i aktualizowaniu harmonogramu rzeczowo-finansowego oraz planu płatności Projektu;
• Współpracę przy opracowywaniu wniosków o przekazanie środków wraz z załącznikami zgodnie z obowiązującymi instrukcjami;
• Współpracę przy opracowywaniu i aktualizacji harmonogramu realizacji projektu
• Prowadzenie rejestru rachunków i faktur dotyczących realizacji projektu
• Udzielanie informacji mieszkańcom w zakresie realizacji projektu.

Pracownik na stanowisku ds. procedur przetargowych będzie realizował swoje obowiązki zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Rozwoju Regionalnego, w tym z:

• Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ,
• Wytycznymi w zakresie kontroli realizacji PO IiŚ
• Wytycznymi w zakresie sprawozdawczości PO IiŚ

Odpowiada on za obsługę finansową Projektu zgodnie z wymogami FS i ustawodawstwa polskiego.

Zakres jego działania obejmuje:

• Zapewnienie realizacji Projektu zgodnie z planami rzeczowo - finansowymi oraz montażem finansowym uwzględniającym wszystkie jego źródła finansowania;
• Współpracę przy opracowywaniu wniosków o przekazanie środków wraz z załącznikami zgodnie z obowiązującymi instrukcjami;
• Weryfikację faktur pod względem prawidłowości rozliczeń finansowych uwzględniających wszystkie źródła finansowania;
• Sporządzanie zestawień dokumentów rozliczeniowych dokumentujących wykorzystanie środków realizowanego Projektu;
• Współpracę przy prowadzeniu monitoringu płynności finansowej w ramach realizacji Projektu z uwzględnieniem wszystkich źródeł jego finansowania;
• Współpracę przy opracowywaniu procedur wewnętrznych dot. obiegu dokumentów finansowych w ramach realizacji Projektu;
• Sporządzanie sprawozdań finansowych z realizacji Projektu zgodnie z wymogami Funduszu Spójności i prawodawstwem polskim;
• Współpraca przy sporządzaniu raportów z realizacji Projektu zgodnie z wymogami Funduszu Spójności i prawodawstwem polskim;
• Sporządzanie zestawienia kosztów niekwalifikowanych Projektu;
• Właściwe prowadzenie dokumentacji, jej poufności oraz przechowywanie zgodnie z wymogami dotyczącymi projektów FS.

Pracownik na stanowisku  ds. finansowych będzie realizował swoje obowiązki zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Rozwoju Regionalnego, w tym z:

• Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ,
• Wytycznymi w zakresie kontroli realizacji PO IiŚ
• Wytycznymi w zakresie sprawozdawczości PO IiŚ

Odpowiada za prowadzenie obsługi kancelaryjnej JRP, działań związanych z monitoringiem realizacji Projektu zgodnie z wytycznymi  PO IiŚ oraz obsługa stron ,udzielanie informacji interesantom w zakresie realizacji projektu.

Zakres jego działania obejmuje w szczególności:

• Prowadzenie monitoringu i sprawozdawczości w zakresie technicznym i finansowym Projektu;
• Zapewnienie prawidłowej obsługi kontroli zewnętrznej
• Sporządzanie raportów i sprawozdań z realizacji Projektu;
• Przygotowanie wniosku o płatność przejściową i końcową w ramach dotacji z POIiŚ oraz pożyczki z WFOŚiGW .
• Współpracę przy opracowywaniu i aktualizacji harmonogramu realizacji, harmonogramu rzeczowo-finansowego iplanu płatności Projektu z uwzględnieniem wszystkich źródeł finansowania dla potrzeb Jednostki Realizującej Projekt oraz NFOŚiGW, a także innych dokumentów związanych z monitoringiem postępu rzeczowego i finansowego Projektu dla potrzeb instytucji związanych z wdrażaniem Projektów FS;
• Pomoc przy opracowaniu procedur wewnętrznych obowiązujących w JRP;
• Właściwe prowadzenie dokumentacji, jej poufności oraz przechowywanie zgodnie z wymogami dotyczącymi projektów FS;
• Realizację działań dotyczących popularyzacji informacji na rzecz właściwej popularyzacji i przepływu informacji dotyczących finansowania Projektu ze środków Unii Europejskiej zgodnie z wymogami dotyczącymi projektów FS.
• Prowadzenie na bieżąco prac związanych z promocją projektu, obsługa strony internetowej, gromadzenie materiałów niezbędnych do promocji:
• Obsługa mieszkańców, udzielania informacji w zakresie realizacji projektu.

Pracownik na stanowisku  ds. monitoringu i sprawozdawczości będzie realizował swoje obowiązki zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Rozwoju Regionalnego, w tym z:

• Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ,
• Wytycznymi w zakresie kontroli realizacji PO IiŚ
• Wytycznymi w zakresie sprawozdawczości PO IiŚ

• Obsługa prawna obejmuje bieżące doradztwo prawne w tym również interpretacje i wyjaśnienia z zakresu przepisów finansowych stosowanych w jednostce JRP
• Uczestnictwo w komisjach przetargowych; 
• Weryfikacja prawidłowej obsługi kontroli
• Weryfikowanie i opiniowanie kontraktów z wykonawcami
• Weryfikowanie i opiniowanie projektów umów z wykonawcami
• Sprawdzanie poprawności formalnej i kompletności kontraktów.
• Współudział w opracowywaniu procedur dla JRP
• Pomoc i doradztwo dotyczące zarządzania i administrowania Projektem;
• Pomoc i doradztwo odnośnie spełniania zobowiązań wobec instytucji zewnętrznych;
• Zastępstwo prawne przed sądami i innymi organami na podstawie udzielonego pełnomocnictwa;
• Wykonywanie wszelkich innych czynności należących do radcy prawnego zgodnie z ustawą o radcach prawnych

Radca Prawny będzie realizował swoje obowiązki zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Rozwoju Regionalnego, w tym z:

• Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ,
• Wytycznymi w zakresie kontroli realizacji PO IiŚ
• Wytycznymi w zakresie sprawozdawczości PO IiŚ