Gmina
Dobroń

Transkrypcja polega na wiernym i literalnym przeniesieniu treści zagranicznego aktu urodzenia, małżeństwa albo zgonu do polskiego rejestru stanu cywilnego.

Po dokonaniu transkrypcji powstaje polski akt stanu cywilnego.

Transkrypcja jest obowiązkowa między innymi wtedy, gdy obywatel polski ubiega się o:

• polski dowód osobisty lub paszport;
• nadanie numeru PESEL;
• dokonanie innej czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego wymagającej polskiego aktu.

Kto może złożyć wniosek

Wniosek może złożyć:

• osoba, której dotyczy zagraniczny dokument;
• rodzic albo przedstawiciel ustawowy małoletniego dziecka;
• osoba, która wykaże interes prawny w dokonaniu transkrypcji;
• osoba, która wykaże interes faktyczny – jeżeli wniosek dotyczy aktu zgonu;
• pełnomocnik.

Wniosek można złożyć do dowolnie wybranego urzędu stanu cywilnego w Polsce.

Termin złożenia

Nie ma ustawowego terminu na złożenie wniosku.

Wniosek należy jednak złożyć przed wystąpieniem o polski dokument tożsamości, numer PESEL lub inną czynność wymagającą wpisania zagranicznego aktu do polskiego rejestru.

Wymagane dokumenty

Przygotuj:

1. wniosek o transkrypcję zagranicznego dokumentu stanu cywilnego;
2. oryginał zagranicznego aktu urodzenia, małżeństwa albo zgonu;
3. urzędowe tłumaczenie dokumentu na język polski;
4. dokument tożsamości – do okazania;
5. pełnomocnictwo – jeżeli sprawę prowadzi pełnomocnik;
6. potwierdzenie wniesienia opłaty skarbowej.

Tłumaczenie powinno zostać wykonane przez:

• tłumacza przysięgłego wpisanego na listę Ministra Sprawiedliwości;
• tłumacza uprawnionego do wykonywania takich tłumaczeń w państwie Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego;
• polskiego konsula.

Dokumenty z niektórych państw mogą wymagać apostille albo legalizacji. Obowiązek ten zależy od państwa wystawienia dokumentu oraz obowiązujących umów międzynarodowych.

Oryginał zagranicznego aktu pozostaje w aktach sprawy i co do zasady nie podlega zwrotowi.

Jak złożyć dokumenty

Osobiście

Dokumenty złóż w:

Sekretariacie Urzędu Gminy w Dobroniu
budynek A, parter, pokój nr 1
ul. 11 Listopada 9, 95-082 Dobroń

Pocztą

Dokumenty można przesłać na adres:

Urząd Gminy w Dobroniu
ul. 11 Listopada 9
95-082 Dobroń

Do przesyłki należy dołączyć oryginał zagranicznego aktu oraz wymagane dokumenty.

Wniosek można również złożyć za pośrednictwem polskiego konsula, który przekaże go do wskazanego urzędu stanu cywilnego w Polsce.

Elektronicznie

Wniosek można przesłać przez e-Doręczenia na adres:

AE:PL-93824-22024-EFSTA-25

Wniosek elektroniczny należy podpisać podpisem zaufanym, osobistym albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Skan zagranicznego aktu nie zastępuje jego oryginału. Oryginał dokumentu należy dostarczyć osobiście albo pocztą, chyba że został wydany w postaci elektronicznej umożliwiającej potwierdzenie jego autentyczności.

Opłaty

Opłata skarbowa za dokonanie transkrypcji wynosi 50 zł.

Opłata za złożenie pełnomocnictwa wynosi 17 zł, jeżeli nie obowiązuje ustawowe zwolnienie.

Opłatę należy wpłacić na rachunek Urzędu Gminy w Dobroniu:

Bank Spółdzielczy Ziemi Kaliskiej
74 8788 0009 0400 2411 2015 0015

W tytule przelewu wpisz:
„Opłata skarbowa – transkrypcja aktu stanu cywilnego”, imię i nazwisko osoby, której dotyczy dokument, oraz rodzaj aktu.

Termin załatwienia

Sprawa jest załatwiana bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca od złożenia kompletnego wniosku.

W sprawach szczególnie skomplikowanych termin może zostać wydłużony do dwóch miesięcy.

Co otrzymasz

Po dokonaniu transkrypcji otrzymasz odpis zupełny polskiego aktu urodzenia, małżeństwa albo zgonu z adnotacją o transkrypcji.

Jeżeli zagraniczny akt małżeństwa nie zawiera informacji o nazwiskach małżonków po ślubie lub nazwisku ich dzieci, odpowiednie oświadczenia można złożyć we wniosku albo później przed kierownikiem USC.

Na wniosek osoby, której akt dotyczy, pisownia danych może zostać dostosowana do zasad języka polskiego, jeżeli osoba ta posługuje się również polskimi aktami stanu cywilnego.

Odwołanie

Odmowa dokonania transkrypcji następuje w drodze decyzji administracyjnej.

Od decyzji można odwołać się do Wojewody Łódzkiego za pośrednictwem Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Dobroniu.

Odwołanie należy złożyć w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji.

Kontakt

Anna Szczepanik
Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego
budynek A, I piętro, pokój nr 13
tel. 43 677 26 83, wew. 119
e-mail: usc@dobron.ug.gov.pl

Podstawa prawna

• ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. – Prawo o aktach stanu cywilnego, w szczególności art. 104–107;
• ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej;
• właściwe umowy międzynarodowe dotyczące legalizacji i uznawania dokumentów.